کارفرما : شرکت واحد اتوبوسرانی تهران و حومه
نوع پروژه: پژوهشی-توسعه‌ای، کاربردی
مدت زمان انجام پروژه: 6 ماه
هدف پروژه:
– ارائه شاخص‌هایی جهت ارزیابی عملکرد تمامی بخش‌های شرکت واحد اتوبوسرانی تهران
– شناسایی مشکلات موجود در عملکرد هر بخش
– ارائه گزارشات عملکردی منظم در بازه‌های زمانی مشخص برای هر بخش به طور جداگانه
– اطلاع از نحوه عملکرد هر بخش و مقایسه پیزان پیشرفت آن با دوره پیشین
خروجی های پروژه:
– ایجاد بخش ارزیابی عملکرد در شرکت واحد
– آشنایی مدیران و مسئولان با سیستم ارزیابی عملکرد و اهمیت جایگاه آن در دستیابی به اهداف بلند مدت
– تعریف12 و 9 شاخص اجرایی به ترتیب برای معاونت‌های بهره‌برداری و فنی با هماهنگی کامل شرکت واحد
– ارائه روابط محاسباتی و بازه‌های زمانی برای هر شاخص، جهت ارائه گزارشات منظم
– شناسایی عوامل مؤثر در مقدار هر شاخص و چگونگی تحلیل و ترکیب مقادیر شاخص‌ها
– سطح‌بندی شاخص‌ها و نحوه ارائه گزارشات
– نحوه ترکیب مقادیر هر شاخص و محاسبه امتیاز دو معاونت بهره‌برداری و فنی
محصولات علمی حاصل از پروژه
ارائه مقاله‌ای تحت عنوان ” ارائه روش اجرايي تدوين و پياده‌سازي سيستم ارزيابي عملکرد در سازمان‌هاي اتوبوسراني (مطالعه موردي: شرکت واحد اتوبوسراني تهران)” در دوازدهمین کنفرانس حمل‌و‌نقل و ترافیک.
شرح پروژه:
- با توجه به اینکه این پروژه با هدف اجرای یک سیستم ارزیابی عملکرد تعریف شده‌است، اجرای آن در تمامی سازمان‌ها و به خصوص سازمان‌های اتوبوسرانی امکان‌پذیر است. البته برای اینکار بایستی ساختار سازمانی بخش مربوطه به خوبی شناسایی شده و بر اساس آن، سیستم ارائه شده در این مطالعه، بومی‌سازی شود. بر مبنای سیستم ارزیابی معرفی شده در این مطالعه می‌توان نرم‌افزاری تعریف نمود که قابلیت تعریف و ذخیره‌سازی شاخص‌های مختلف را داشته و بتواند با تحلیل مقادیر شاخص‌ها، گزارشاتی را در سطوح مختلف ارائه نماید. در همین راستا، نسخه اولیه‌ای از نرم افزار ارزیابی عملکرد ساخته شده‌است.
با توجه به اینکه شرکت واحد اتوبوسرانی تهران و حومه، به عنوان متولی يکي از مهمترين خدمات حمل‌و‌نقل همگاني در تهران، نقش بسيار کليدي را در روند ترافيک ايجاد شده در سطح شهر داشته و اختلال در فعاليت آن حتي براي چند ساعت، مي‌تواند مديريت کلان‌شهري چون تهران را با معضلات جدي مواجه نمايد. از طرفي به دليل اينکه مخاطب خدمات ارائه شده توسط اين شرکت، مردم جامعه مي‌باشند و ارائه اين خدمات هزينه‌ي بسياري را به دولت تحميل مي‌کند، اين بسيار ضروري است که شرکت واحد عملکرد مناسبي داشته‌باشد. ولي چگونه مي‌توان مطمئن شد که عملکرد فعلي شرکت واحد در کدام سطح بازدهي قرار دارد؟ و براي رسيدن به بيشترين ميزان بازده، بايد چه تغييراتي در کدام بخش‌هاي شرکت واحد ايجاد نمود؟
به منظور دستيابي به نقاط صعف و قوت شرکت واحد اتوبوسراني، بايد عملکرد فعلي اين سيستم مورد ارزيابي قرار گيرد. طي فرآيند ارزيابي عملکرد، ضمن سنجش عملکرد، ميزان تحقق اهداف نيز مشخص خواهد شد و در واقع ارزيابي عملکرد شرکت واحد، سندي راهبردي به منظور بهبود فعاليت‌هاي آتي و اقدامات اصلاحي، در جهت بهبود عملکرد شرکت است.
در این مطالعه سعی شده‌است با بیان مفاهیم اساسی ارزیابی عملکرد و تشریح وضعیت عملکردی شرکت واحد، اهمیت و لزوم اجرای چنین سیستمی در شرکت واحد بیان گردد. در ضمن در این مطالعه با بررسی تمامی مطالعات و دستورالعمل‌های بالادست، اهداف اصلی شرکت واحد شناسایی شده تا بتوان سیستم ارزیابی عملکرد را به گونه‌ای طراحی نمود که نهایتاً عملکرد شرکت واحد به سمت این اهداف سوق پیدا نماید.
گام نخست اجرایی برای پیاده سازی سیستم ارزیابی عملکرد، شناسایی وضع موجود شرکت واحد می‌باشد. در راستای انجام این پروژه، کلیه بخش‌ها و معاونت‌های شرکت واحد شناسایی شده و مشخص شده وظیفه هر بخش چیست و میزان اهمیت عملکرد آنها در پیشبرد شرکت واحد به سمت اهداف بالادست، به چه صورت می‌باشد. از طرفی با توجه به قدمت و وسعت عملکرد شرکت واحد، تا کنون مطالعات بسیاری در این زمینه صورت گرفته و حتی در برخی بخش‌های شرکت واحد، با تعریف شاخص‌هایی، سعی شده‌است عملکرد کلیه زیرمجموعه‌ها مورد بررسی قرار گیرد. اطلاع از روند ارزیابی کنونی هر چند غیر اصولی و ناقص، باعث می‌شود بتوان سیستم ارزیابی ارائه نمود که قابلیت اجرایی داشته باشد.
در مهمترین بخش این مطالعه، سیستم ارزیابی عملکرد طراحی و تدوین شده‌است. مراحل تدوین این سیستم بدین صورت است که ابتدا با شناسایی اهداف و عملکرد هر زیر مجموعه شرکت واحد، شاخص‌هایی تعریف شده‌است. سپس جهت اطلاع از مقادیر هر شاخص، روابط محاسباتی لازم ارائه شده‌است و در نهایت با معرفی روش‌های مختلف تحلیل شاخص‌ها، بیان شده‌است که نحوه تحلیل مقادیر بدست آمده به چه صورت می‌باشد. البته محاسبه تمامی شاخص‌های معرفی شده، مستلزم اطلاع از مقادیر بسیاری از پارامترهای عملکردی می‌باشد. به منظور برداشت این پارامترهای اطلاعاتی، بایستی تمامی زیرساخت‌های برداشت و ذخیره‌سازی اطلاعات مشخص شود؛ سپس بیان گردد که هر کدام از اطلاعات از کدام زیرساخت و در چه بازه زمانی،بایستی دریافت شود.
در نهایت با یک جمع‌بندی نهایی کاملا مشخص شده که روند اجرای سیستم ارزیابی عملکرد در شرکت واحد به چه صورت می‌باشد و با دسته‌بندی تمامی مخاطبان نتایج این سیستم، مشخص شده‌است که به هر دسته از مخاطبان چه اطلاعاتی و در چه سطحی بایستی ارائه شود. همچنین مشخص شده‌است که به طور کاملا اجرایی، نحوه تحلیل مقادیر شاخص‌ها به چه صورت می‌باشد. در واقع مشخص شده که نتایج سیستم ارزیابی عملکرد به چه صورت باید ارائه شود.
البته لازم به ذکر است که با توجه به اهمیت دو معاونت مهم بهره‌برداری و فنی در شرکت واحد، پس از بررسی‌های بسیار، در مرحله اول مقرر گردید که عملکرد این دو معاونت مورد ارزیابی قرار گیرند. بدین منظور با برگزاری جلسات بسیار و بررسی عملکرد فعلی این دو معاونت، در تعاریف برخی شاخص‌ها تجدید نظر شده و برخی از شاخص‌های قابل محاسبه با اطلاعات فعلی نیز به عنوان شاخص‌های اولیه انتخاب گردیده‌اند (مقرر گردید شاخص‌های ثانویه پس از اجرای موفق فاز اول پروژه، در روند ارزیابی عملکرد وارد شوند). در طی همین جلسات و با دریافت نظرات کارشناسان مربوطه، اهمیت هر کدام از شاخص‌ها و عوامل مؤثر در ارائه نتایج نهایی تعیین گردید تا بتوان با یک تحلیل درست روی مقادیر شاخص‌ها، نتایج معتبری ارائه نمود.